Quy trình rà soát, đối chiếu quá trình đóng BHXH, BHTN

(Baonghean) - Bảo hiểm xã hội tỉnh Nghệ An vừa ban hành công văn số 396/BHXH-CST ngày 23/3/2017 gửi Thủ trưởng các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn tỉnh về việc phối hợp  phối hợp rà soát thông tin và bàn giao sổ BHXH cho người lao động.

Bảo hiểm xã hội (BHXH) tỉnh Nghệ An hướng dẫn các đơn vị tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) trên địa bàn tỉnh Nghệ An (sau đây gọi chung là đơn vị) thống nhất quy trình rà soát, kiểm tra, đối chiếu quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động trong sổ BHXH và bàn giao sổ BHXH cho người lao động như sau:

I. Quy trình rà soát quá trình tham gia BHXH

1. Cơ quan BHXH thực hiện cung cấp dữ liệu kèm Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (mẫu số 03 ban hành kèm theo Công băn 4027/BHXH-ST); Danh sách giao nhận sổ BHXH (mẫu số 01 ban hành kèm theo Công văn 4027/BHXH-ST) từ phần mềm Quản lý các hoạt động nghiệp vụ của ngành (phần mềm 3S) gửi đơn vị.

2. Đơn vị chuyển dữ liệu và thông tin tham gia cho từng người lao động rà soát, kiểm tra, đối chiếu với các thông tin sau:

- Về nhân thân: rà soát họ, tên đệm; ngày tháng năm sinh; giới tính; quốc tịch; số chứng minh nhân dân.

- Thời gian tham gia BHXH, BHTN: thực hiện rà soát đối với thời gian đóng BHXH, BHTN của người lao động chưa hưởng.

- Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị.

- Tiền lương, tiền công, phụ cấp đóng BHXH, BHTN.

- Địa danh nơi làm việc của người lao động (bao gồm: xã, phường, thị trấn; huyện, thành phố, thị xã; tỉnh).

Sau khi người lao động kiểm tra dữ liệu, phiếu quá trình đóng, thông báo cho đơn vị để kiểm tra, xác định lại các trường hợp sai sót trước khi chuyển hồ sơ cho cơ quan BHXH.

Lưu ý:  Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ và đang được cơ quan BHXH rà soát sổ BHXH nếu có phát sinh người lao động nghỉ việc hoặc hưởng chế độ BHXH thì lập Phiếu nhận lại sổ BHXH để người lao động làm thủ tục chốt sổ hoặc giải quyết chế độ BHXH kịp thời.

Rà soát cấp thẻ BHYT tại BHXH Thành phố Vinh. Ảnh tư liệu.

II. Quy trình chuyển và bàn giao sổ BHXH.

1. Đối với người lao động:

1.1. Nhận sổ BHXH, phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (mẫu số 03) từ đơn vị, thực hiện tự kiểm tra đối chiếu với các nội dung đã cập nhật trong sổ BHXH với các nội dung nêu tại Điểm 2 Mục I Công văn này.

Kiểm tra xong nếu các thông tin khớp đúng, ký vào mẫu 03 và nộp lại sổ BHXH  cho đơn vị; Nếu không khớp đúng một trong các thông tin nêu trên thì ghi vào ô “Nội dung đề nghị điều chỉnh” (mẫu 03) đồng thời bổ sung các loại giấy tờ để làm cơ sở cho cơ quan BHXH điều chỉnh theo quy định.

1.2. Hồ sơ bổ sung làm căn cứ điều chỉnh:

- Đối với các trường hợp sai lệch thông tin nhân thân: bổ sung Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp thay đổi ngày, tháng, năm sinh hoặc họ, tên, tên đệm bổ sung Quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc cải chính hộ tịch; chứng minh nhân dân (CMND) nếu sai thông tin về CMND. 

- Đối với các trường hợp sai lệch chức danh nghề, công việc làm: bổ sung Quyết định phân công vị trí công việc, Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc hoặc các giấy tờ khác liên quan đến nội dung cần điều chỉnh.

- Đối với các trường hợp sai lệch về tiền lương, tiền công, các loại phụ cấp phải đóng BHXH, BHTN: bổ sung Quyết định nâng lương, HĐLĐ, phụ lục HĐLĐ của thời gian đó.

- Đối với trường hợp chưa ghi số chứng minh nhân dân: Bổ sung số chứng minh nhân dân.

- Nếu thời gian công tác trước năm 1995 chưa được công nhận: bổ sung hồ sơ quy định tại Phụ lục 01 ban hành kèm theo Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/9/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam chuyển Tổ thẩm định theo quy định tại Tiết 2.3 Khoản 2 Điều 51 ban hành kèm theo Quyết định 959/QĐ-BHXH.

Lưu ý: Các loại hồ sơ, giấy tờ nêu trên là bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền hoặc bản photo kèm bản gốc đế đối chiếu.

Chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH tại xã Lĩnh Sơn (Anh Sơn). Ảnh tư liệu.

2. Đối với đơn vị:

- Thực hiện thống kê toàn bộ sổ BHXH của người lao động tại đơn vị mình đang quản lý và phân loại:

+ Sổ BHXH của người lao động đang làm việc tại đơn vị.

+ Sổ BHXH của người lao động đã nghỉ việc nhưng chưa nhận sổ BHXH hiện đơn vị còn quản lý.

+ Sổ BHXH bị hỏng, nhòe, rách... (nếu có).

Chú ý:  Trong các loại trên, đơn vị cần chia tách mỗi loại sổ BHXH theo 02 nhóm: Nhóm sổ BHXH theo mẫu cũ (loại 48 trang hoặc 24 trang); Nhóm các sổ BHXH theo mẫu mới (bìa sổ BHXH và các tờ rời)

- Nhận Danh sách giao nhận sổ BHXH (mẫu 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (mẫu 03) từ cơ quan BHXH; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu (mẫu 03); nhận lại, ký xác nhận, đóng dấu.

- Đơn vị thông báo đến người lao động các thông tin (như nội dung 1.1 nêu trên) để người lao động rà soát và bổ sung hồ sơ.

- Nộp cho cơ quan BHXH gồm: sổ BHXH (loại 48 trang và 24 trang bao gồm bìa sổ và các tờ rời BHXH), mẫu 01, mẫu 03, các hồ sơ kèm theo (nếu có đề nghị điều chỉnh trong sổ BHXH).

+ Đối với sổ BHXH theo mẫu mới (số gồm có tờ bìa và tờ rời ) thì đơn vị chuyển toàn bộ sổ cho cơ quan BHXH để rà soát, bổ sung cơ sở dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng.

+ Đối với sổ BHXH theo mẫu cũ (sổ 48 hoặc 24 trang ) đơn vị chuyển toàn bộ sổ và các tờ rời (nếu có) cho cơ quan BHXH để bổ sung cơ sở dữ liệu đồng thời thu hồi sổ mẫu cũ và cấp lại tờ bìa, tờ rời quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng.

Lưu ý: Sổ BHXH theo mẫu cũ (48 hoặc 24 trang ) chỉ ghi quá trình đóng BHXH, BHTN đến tháng 12/2008; Từ 01/2009 trở về sau kèm theo các tờ rời.

- Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (mẫu 02) từ cơ quan BHXH, chuyển người lao động bổ sung hồ sơ (nếu có); nhận lại và chuyển cơ quan BHXH.

- Đối với sổ BHXH ghi thiếu hoặc ghi không rõ nơi làm việc thì đơn vị bổ sung các Quyết định hoặc hồ sơ giấy tờ liên quan đến địa điểm làm việc của người lao động để điều chỉnh theo đúng quy định.

- Đối với trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên, đơn vị thu hồi tất cả sổ BHXH đã được cấp chuyển cơ quan BHXH kiểm tra, đối chiếu thực hiện gộp sổ BHXH .

- Trường hợp thời gian đóng BHXH, BHTN không trùng nhau thì cơ quan BHXH hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, cấp lại sổ BHXH mới theo quy định tại Khoản 5, Điều 46 Quyết định số 959/QĐ-BHXH.

- Phối hợp thu hồi sổ BHXH và giải thích cho người lao động trong trường hợp thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH ghi thời gian tham gia BHXH, BHTN phát sinh trước; thời gian đóng BHXH, BHTN hoặc BHXH tự nguyện trùng thì hoàn trả cho người lao động và đơn vị hoặc người tham gia BHXH tự nguyện số tiền đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (không bao gồm tiền lãi) hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu, cấp lại sổ BHXH và trả cho người lao động theo quy định.

- Phối hợp với cơ quan BHXH thực hiện bàn giao sổ BHXH cho NLĐ.

- Nhận sổ BHXH (tờ bìa, tờ rời) từ cơ quan BHXH, bàn giao sổ cho người lao động theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (mẫu số 01) có ký nhận của người lao động.

- Sau khi bàn giao sổ cho người lao động nếu tiếp tục cần điều chỉnh thì đơn vị lập thủ tục đề nghị điều chỉnh theo quy định đã ban hành.

BHXH Nghệ An chi trả lương hưu và chế độ BHXH cho người lao động. Ảnh; Tư liệu

3. Đối với cơ quan BHXH:

-  In Danh sách giao nhận sổ BHXH (mẫu 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (mẫu 03) của NLĐ tham gia BHXH tại đơn vị từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ thẻ đang quản lý chuyển cho đơn vị;

- Nhận toàn bộ sổ BHXH, mẫu 01, mẫu 03 và hồ sơ đề nghị điều chỉnh (nếu có) đơn vị chuyển đến;

- Kiểm tra, đối chiếu sổ BHXH với cơ sở dữ liệu, hồ sơ người lao động đề nghị điều chỉnh; thẩm định in lại sổ BHXH (đối với sổ BHXH loại 48 trang hoặc 24 trang) và in phần điều chỉnh thông tin.

- Đối với các trường hợp sổ BHXH đúng với cơ sở dữ liệu, cơ quan BHXH xác nhận và trả sổ BHXH cho người lao động.

- Phối hợp với đơn vị bàn giao sổ BHXH cho NLĐ.

III. Tổ chức bàn giao sổ BHXH cho người lao động.

- Phối hợp với cơ quan BHXH thực hiện bàn giao sổ BHXH cho người lao động, yêu cầu người lao động kiểm tra thông tin, quá trình đóng BHXH, BHTN (bìa sổ và các tờ rời) ký nhận vào 02 bản danh sách giao nhận sổ BHXH (01 bản lưu tại đơn vị để quản lý; 01 bản chuyển cơ quan BHXH để theo dõi).

- Trường hợp đơn vị có số lao động lớn, đề nghị phối hợp với cơ quan BHXH để thực hiện phân chia rà soát sổ BHXH thành nhiều đợt nhằm đảm bảo tiến độ rà soát trả sổ BHXH cho người lao động theo đúng quy định.

- Ngay sau khi nhận được sổ BHXH từ cơ quan BHXH, đơn vị chuyển trả sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn 20 ngày, yêu cầu người lao động ký xác nhận trên Danh sách giao nhận sổ BHXH.

Giao dịch tại Trung tâm một cửa BHXH tỉnh. Ảnh: Thanh Thủy

IV. Thời gian và tiến độ thực hiện

1. Thời gian bắt đầu thực hiện:

Bắt đầu từ 24/3/2017, cơ quan BHXH thực hiện phối hợp với các đơn vị để rà soát, bàn giao sổ BHXH cho người lao động theo hình thức cuốn chiếu.

2. Thời gian rà soát:

- Căn cứ vào số lượng lao động, các đơn vị có thể chia theo từng đợt để phối hợp với người lao động rà soát theo hình thức cuốn chiếu, gối đầu (BHXH các huyện theo phân cấp quản lý sẽ thông báo cụ thể đến từng đơn vị).

- Thời gian thực hiện từ tháng 3/2017 đến ngày 30/12/2017.

BHXH tỉnh Nghệ An trân trọng đề nghị Thủ trưởng các đơn vị quan tâm phối hợp thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phản ánh về BHXH tỉnh xem xét, giải quyết./.

BHXH Nghệ An